ERP需求调研——仓库物料管理十问十答

      需求调研无疑是ERP项目的一个重头戏。不过很多项目管理员却不知道如何开展这项工作。在这篇文章中，以物料管理为例，谈谈做好物料管理这块内容的调研工作。以下是经过总结得出的在需求调研过程中的十个问题。
      一、库存料件如何进行分类管理？
      对仓库中的物料进行分类管理是必须的。如一家最简单的生产型企业，其仓库中的物料至少可以分为成品与原材料两种。不过更多的企业，在划分物料类别是会更加的细。如原材料可以分为零件、包装材料、辅助材料；而成品也可以进行更加细致的分类。现在项目管理员需要考虑的是，该分到哪一个级别为止？笔者认为，在考虑分类规则时，要兼顾如下几个因素。
      1.统计的需要。如在统计库存金额时，是否要按明细来进行统计。如是否需要对成品库存按手工工具、电动工具等类别来统计库存金额。如果需要的话，那么就要这个类别来进行划分。
      2.根据发料的需要。如在原材料发料或者成品出库时，不同的人员负责不同类别的材料。此时为了管理的方便，最好能够按人对物料进行分类。如此的话，就可以通过权限控制，不同的人员只能够维护自己所负责类别的物料的单据。防止其他用户不小心的误操作。
      3.根据成本核算的需要。在核算材料成本时，有可能管理者需要对成本进行细分，如分为零件成本、包装材料成本、辅助材料成本。此时就应该至少将原材料分为这三类。然后在统计时才能够根据零件类别来统计成本。
      二、库存单位与换算单位如何处理？
      有时候物料的库存单位与换算单位可能不相同。如在仓库帐上，是按个来存储。但是在领料或者发货时，则按箱或者套来操作。在需求调研时，项目管理员需要向相关用户确认是否存在这些类似的情况。如果存在的话，需要一一确认相关的兑换率。否则的话，单位不一致，就会造成物料库存的不准确。在这个内容上，项目管理员主要向用户确认是否存在单位之间的换算以及所采用的换算率。
      三、物料是否做条码管理？
      项目管理员需要确认企业的物料是否有条码管理的需要。具体的说，要确认如下内容。
      1.条码管理的范围。如是对所有物料都进行条码管理，还是只针对某部分物料，如成品或者零件等物料。同时需要确认，针对同一个物料，是否有多个不同的条码？通常情况下，一个物料对应一个条码。如果不是的话，如一个物料对应多个不同的条码，则需要事先向实施顾问说明。
      2.企业现在条码管理是采取手工管理，还是采用条码管理系统。如果企业现在已经有了条码管理系统，此时项目管理员需要根据企业的实际情况（如条码管理的范围等等）来判断是否需要同ERP系统进行整合。
      四、是否需要进行呆滞料的管理？
      呆滞料是企业仓库中长期不使用的物料。项目管理员需要确认企业物料管理中是否有呆滞料管理的需求。如要系统统计呆滞料的数量与金额。如果需要对此进行控制，则项目管理员需要向用户确认呆滞料的判断标准。如2年以上没有交易的物料称为呆滞料等等，或者是手工指定。这个规则一般不同的企业都要会有不同的要求。为此需要项目管理员进行认真的确认。
      五、物料管理是否采取编码？
      在ERP系统中，需要对物料进行编码管理。项目管理员需要确认，企业现有的管理模式中，是否对物料进行了编码。如果有的话，需要确认现有的物料编码规则。特别需要强调的是，项目管理员需要向用户确认，现有的物料编码规则是否满意。如果不满意的话，那么可以称这次机会对这个物料编码进行调整。错过这个村就没下个店了。在项目实施时，实施顾问也会对企业所采用的编码原则进行评估，同时会检验企业现有的编码是否严格按照这个编码原则。
      六、当前库存帐的准确率有多少？
      项目管理员需要确认，当前物料管理中库存帐的准确率。包括库存数量与库存金额。实施顾问需要参考这个数字，来判断企业现有库存管理的水平。通常情况下，准确率越高，实施ERP系统的难度越低。同时作为企业来说，也可以拿此作为评估ERP系统效果的指标。如企业现有的库存准确率为95%，那么就可以要求上ERP系统之后，库存准确率要能够达到98%。
      为了客观公正的评估ERP系统的实施效果，项目管理员最好能够得到一个比较准确的数据。如可以在系统实施前，通过盘点等作业，来获取库存帐准确率的数值。在ERP系统实施过程中，对于库存的准确率一般不会一次性达到。而是需要通过三到五次的盘点、调整后才能够达到预期的目标。对于这一点项目管理员需要有一个心理准备。
      七、存货成本如何计量？
      企业如何来计量仓库中的物料成本？如采用的是先进先出，还是移动加权平均，或者月加权平均成本，又或者采用的是标准成本？采用不同的计算方式，对于库存成本的金额会有很大的影响。项目管理员需要确认，企业采用的是哪一种成本计量的原则（通常情况下，在一个会计年度内，企业只有一种成本计量原则）。由于计算量的关系，在手工管理阶段，企业一般采用的是先进先出或者月加权成本。而如果采用ERP系统的话，可以很方便的实现移动加权平均。如果企业对于市场价格的波动比较敏感的话，则更加适合采用移动加权平均成本。所以项目管理员不仅仅需要确认企业现在所采用的成本计量属性，还需要跟财务人员讨论现在所使用的成本计量原则是否合适。通常情况下，财务人员会告诉你他们可能一直希望采用移动加权平均成本，但是由于技术的限制，无法推广。如果有这种情况，那么项目管理员就需要将这个内容反映给实施顾问。实施顾问会评估企业现有的基础数据，来判断企业是否有上移动加权平均成本的条件。
      八、企业是否有采购补料计划？
      通常情况下物料采购都是由需求部门来申购。但是某些企业会有安全库存的要求。如当企业实际库存量低于安全库存，则仓库人员需要开立请购单，补足安全库存的需要。项目管理员需要确认，企业如果有采购补料计划的话，那么是如何管理的？如是通过安全库存来生成补料单，还是根据MRP计算来生成请购单？不同的操作方式，虽然结果相同，但是其工作思路不同。
      九、是否有库位管理？
      库存也是物料控制中一个比较重要的手段。不过这里需要注意，不同的ERP系统，对于库位设计的思路是不同的。项目管理员在系统选型之前，就需要确认企业库位设计与控制的原则。在选型时才能够以此为依据判断ERP系统是否符合企业自身的需求。
      十、是否有一次性物料？
      有些企业会有一次性物料。一次性物料是指只交易一次，下次不再交易的物料。针对这种物料，如果存在一次，就设计一个编码，显然会比较浪费。ERP系统一般会给予一个条码或者临时的编码来管理。不管其管理的方式如何，项目管理员首先需要确认是否存在这种需求。如果存在的话，需要向实施顾问进行说明。